Partenariat institutions : protocole, délégations et missions officielles FRA

Questions fréquentes — partenariat institutions

• Quelles institutions FJ13 accompagne-t-il à Strasbourg ?+

  FJ13 intervient pour les institutions publiques et académiques basées à Strasbourg : universités (notamment l'Université de Strasbourg), institutions européennes (Parlement européen, Conseil de l'Europe, Centre Européen de la Jeunesse, Cour européenne des droits de l'homme), consulats et ambassades dans le périmètre régional, collectivités territoriales (Eurométropole, Région Grand Est, Conseil Départemental du Bas-Rhin), grandes écoles et instituts publics. Le programme couvre les transferts FRA pour délégations, intervenants, missions officielles.

• Comment FJ13 répond-il aux exigences de conformité des marchés publics ?+

  FJ13 est habilité à répondre aux procédures de marché public : MAPA (Marché à procédure adaptée), marchés à bons de commande, accords-cadres. La documentation administrative usuelle (KBis, attestations fiscales et sociales, assurance RC professionnelle, carte VTC des chauffeurs partenaires, DPAE) est fournie sur demande. Le mémoire technique détaille les engagements de ponctualité, le réseau de chauffeurs habilités, les véhicules disponibles et les modalités de reporting. Une DSP simplifiée peut être déposée pour les besoins ponctuels.

• Quel profil de chauffeur est mobilisé pour les délégations officielles ?+

  Pour les missions protocolaires (accueil délégation, raccompagnement d'ambassadeur, transfert d'officiel après session), un sous-ensemble de chauffeurs habilités est dédié. Ces chauffeurs sont sélectionnés sur leur expérience de l'accueil officiel, leur tenue, leur discrétion, leur maîtrise de l'anglais courant et, selon disponibilité, de l'allemand. Une formation continue spécifique couvre les usages diplomatiques et académiques (titre, protocole, gestion d'attente, confidentialité de la conversation).

• FJ13 couvre-t-il les sessions nocturnes du Parlement européen ?+

  Oui. Le service opère 24 heures sur 24, sept jours sur sept, week-ends inclus. Les sessions nocturnes du Parlement européen, les arrivées de délégation en fin de soirée et les départs avant l'aube vers les vols long-courrier de FRA sont pris en charge sous réserve de réservation préalable. Une majoration de 20 % s'applique entre 20h00 et 06h00 ainsi que les jours fériés français, négociable dans le cadre du partenariat institutionnel.

• La confidentialité est-elle garantie pour les missions sensibles ?+

  Une clause de confidentialité spécifique peut être intégrée à la convention de partenariat, opposable aux chauffeurs partenaires intervenant pour l'institution. Aucune information relative aux voyageurs, à leurs destinations ou aux propos échangés ne peut être communiquée à des tiers. Les chauffeurs habilités pour les missions sensibles sont sélectionnés sur ce critère et formés à l'usage. Le traitement des données personnelles est conforme au RGPD.

• Comment se passe l'accueil d'une délégation internationale à FRA ?+

  Pour l'accueil d'une délégation, FJ13 organise une coordination multi-véhicules sur le terminal d'arrivée concerné : présence des chauffeurs au point de rencontre officiel (point B au terminal 1, point E au terminal 2), accueil avec pancarte au nom de l'institution ou du chef de délégation, prise en charge des bagages, départ groupé ou échelonné selon le brief. Un coordinateur FJ13 est joignable pour la durée de l'opération, et le suivi de vol couvre l'ensemble des arrivées même décalées.

• Quels véhicules sont disponibles pour les besoins institutionnels ?+

  Deux formats sont opérés : berline 3 passagers pour les déplacements individuels ou en duo (recteurs, ambassadeurs, intervenants), et van 6 passagers pour les délégations, équipes de mission, accompagnement de groupe. Pour les besoins exceptionnels (délégation supérieure à 6 personnes, opération multi-arrivées), une coordination multi-vans est mise en place. Les véhicules sont entretenus, assurés et conformes aux exigences de présentation pour un usage protocolaire.